目次
はじめに
業務効率化を進めたいとき、必ず出てくる3つの選択肢があります。
- Excel関数
- Excel VBA
- Power Automate
どれも「作業をラクにする」ための強力なツールですが、
**「どれを使えばいいの？」**と悩む方も多いはず。
この記事では、それぞれの特徴と「どう使い分けるべきか？」を、現役社内SEの視点からわかりやすく比較解説します。
各ツールの特徴
① Excel関数｜まず最初に覚えたい「計算の基本」
- 得意なこと：セルの計算、条件分岐、文字の加工、集計など
- 代表的な関数：
IF、VLOOKUP、SUMIF、TEXT、XLOOKUP - 学習コスト：★☆☆☆☆（低）
- 自動化度：★☆☆☆☆（低）
活躍シーン例
- 請求書の合計金額を自動計算
- 顧客データを条件で分類・抽出
- 日付の自動表示や曜日の取得
→ まずは関数で“手作業を軽減”させるのが第一歩！
② Excel VBA｜「自動化」といえばこれ！
- 得意なこと：複数の処理を一括で実行、クリックで自動化、ファイル操作など
- 代表的な処理：
- 一括印刷
- 複数ブックの集約
- ボタンでシート移動、保存、整形など
- 学習コスト：★★★☆☆（中）
- 自動化度：★★★★☆（高）
活躍シーン例
- 月次の報告書をボタン1つで自動出力
- 100ファイルの特定データを一括収集
- CSVの整形・書き出し処理
→ 「人が操作しなくていい仕組み」が作れるのが最大の魅力！
③ Power Automate｜ノーコードで社内システムと連携
- 得意なこと：他ツールとの連携、自動トリガー実行、通知送信、ファイル保存など
- 代表的な機能：
- メール受信で自動保存
- Teamsに通知を送信
- SharePointのデータ登録
- 学習コスト：★★☆☆☆（低〜中）
- 自動化度：★★★★★（最高）
活躍シーン例
- アンケートの回答があったら通知
- Excelの更新で社内チャットに自動投稿
- 日次でファイルをバックアップ
→ クラウド連携に強く、時間やイベントをトリガーにできるのが最大の利点！
【比較表】使い分けのポイントまとめ
| 比較項目 | Excel関数 | VBA | Power Automate |
|---|---|---|---|
| 難易度 | 低 | 中 | 中 |
| 自動化のレベル | 基本レベル | 高度な処理が可能 | 完全自動（人手なし） |
| 操作対象 | 同一シート/ファイル | 複数ファイルや操作全体 | Office以外も対象可 |
| 開発環境 | Excel画面上 | Excel + エディター | ブラウザ上（クラウド） |
| 事前の知識 | 少しでOK | 多少のコード知識必要 | ロジック思考あればOK |
| 向いている人 | 初心者・一般事務 | 中級者以上・社内SE | 自動通知・業務効率担当者 |
現場での使い分けイメージ
- 関数でできるならまず関数！
- 複雑すぎたらVBAへ移行！
- 人が操作せず動く仕組みを作るならPower Automate！
よくある質問（FAQ）
Q. 関数とVBA、どっちから学べばいい？
A. Excel関数からでOKです。
基礎を固めてからVBAに進めば、学習効率も実務効果も高まります。
Q. Power Automateは難しいですか？
A. ノーコードなので見た目の操作が中心です。
業務の「流れ」が見えている人にはとても使いやすいツールです。
最後に｜自分に合ったツールから始めよう
効率化の第一歩は、「自分の業務に合ったツールを選ぶこと」。
- 日々の手作業をラクにしたい ⇒ Excel関数
- 毎月同じ作業を繰り返している ⇒ VBA
- ファイルや通知を自動化したい ⇒ Power Automate
少しずつ使える幅を広げていけば、
あなたの仕事はもっとスマートになります。
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